Frequently Asked Questions

Algemeen

Een heel, heel vaak te horen kreet is: "Word doet niet wat ik wil!".
Heel, heel veel kostbare tijd gaat verloren aan "gepruts" in Word. Goede sjablonen zorgen ervoor dat Word doet wat jij wilt, en niet andersom.
Voor sjablonen kunt je natuurlijk altijd mij bellen. Of je gaat zelf aan de slag. Op deze Matsu pagina staat alle :) info die nodig is om Word onder controle te krijgen.

Belangrijk zijn allereerst: AutoCorrectie, alinea's en alinea-opmaakprofielen.
De opmaakprofielen (styles) van Word zijn zelfs van "levensbelang": documenten die goed opgemaakt zijn met Word's alinea opmaakprofielen (paragraph styles) zijn consistent, herbruikbaar, uitwisselbaar en omzetbaar.

Daarom schep ik eerst duidelijkheid over de AutoCorrectie-functie, alinea's en over opmaakprofielen. Vervolgens geef ik op deze pagina veel algemene Word informatie; zoals info over sneltoetsen, de liniaal, tabinstellingen, maar ook over MetaData, de euro en over beveiliging.

Oh ja, er zijn veel mensen die aanzienlijk beter en meer schrijven dan ik. Daarom verwijs ik vaak door naar interessante artikelen en websites. Mocht je informatie missen, of als bepaalde links niet meer werken, stuur me dan gerust een e-mailtje. Dat mag overigens altijd; ik hoor graag wat je van deze website vindt!

naar boven

AutoCorrectie

"AutoCorrect" en "AutoOpmaak tijdens typen" zijn erg handige functies (zie Words help-functie), maar als je niet weet wat ze zoal voor je doen dan is het vaak verstandiger om deze functies uit te zetten.
Uitzetten gaat via menu Extra, AutoCorrectie.... Daar kunnen alle vinkjes verwijderd worden op de Tabbladen AutoCorrectie en AutoOpmaak tijdens typen.
Het uitzetten op zich schept vaak al veel duidelijkheid...

Tip: De toetsencombinatie Ctrl+Z maakt altijd de laatste handeling ongedaan, inclusief een eventueel ongewilde AutoCorrectie of AutoOpmaak.

Lees ook het artikel "Word is always making changes I don't expect..." van Suzanne S. Barnhill en Dave Rado.

naar boven

Alinea's (paragraphs)

De alinea is een van de belangrijkste basisobjecten van Word. Zo heeft een alinea ongeveer 30 alinea-opmaakeigenschappen, zoals: uitlijnen, regelafstand, eerst regel inspringen, lettertype, font, tabinstellingen, alineanummering etc.
Met een druk op de <Enter>-toets wordt een nieuwe alinea aangemaakt die exact dezelfde opmaakeigenschappen heeft als die van de alinea waar de cursor in stond voor de druk op de <Enter>-toets.
Staat de cursor bv in een alinea die rechts uitlijnt, en je drukt op <Enter> dan wordt er een nieuwe alinea gemaakt die ook rechts uitlijnt.

De alineaopmaak wordt opgeslagen in het alineateken (¶). De alineatekens kunnen weergegeven worden door in de standaard werkbalk op de knop Weergeven/Verbergen¶ te klikken.
Naast het alineateken komen er nog meer interessante tekens te voorschijn. Lees het artikel "...funny marks..." van Suzanne S. Barnhill en Dave Rado voor meer duidelijkheid.

De liniaal is een goed hulpmiddel bij de opmaak van de alinea's. De liniaal is onmisbaar als je documenten van een ander wilt opmaken. Meer hulp bij de opmaak van alinea's vind je in het artikel dat genoemd wordt bij het onderstaande onderwerp: de liniaal.

naar boven

Opmaakprofielen (styles)

Het zou praktisch zijn als de Opmaak van een alinea (met die plm. 30 alinea-opmaakeigenschappen) in een "Profiel" vastgelegd kan worden.
Zo wil ik bijvoorbeeld binnen in een brief dat de alinea met het adres altijd begint op 5 cm van de bovenpapiermarge, en 10 centimeter van de linkerpapiermarge. Eerst maak ik daarvoor in Word de alinea aan, en die laat ik vervolgens 10 cm van links en 5 cm van boven beginnen. Dan geef ik de alinea een naam, bv. "AdresBinnenin". Word maakt dan een OpmaakProfiel (Style) aan met de naam AdresBinnenin. Iedere keer wanneer ik dit opmaakprofiel toepas zal de alinea dus 5 cm van boven en 10 cm van links beginnen. Altijd.
De details van deze acties vind je in het hierondergenoemde artikel Understanding Styles.

Tips for Understanding Styles in Word 2002, van Word Most Valuable Professional (MVP) Shauna Kelly, geeft korte antwoorden op veel gestelde vragen over Styles.

To Style or Not To Style? (pdf) - MicroSystems (US)
Voor beginners en gevorderden. Dit artikel geeft aan waarom opmaakprofielen (styles) onmisbaar zijn, en hoe ze te gebruiken.

Microsoft Word Legal User's Guide”, Complete cursus Word.
Lees vooral Chapter 4: "Understanding Styles".

The seven laws of styles (Word document) van Woody's Office Watch (US Website).
Dit is verplichte kost. Hier vind je o.a. het volgende Wetten:

En dat is juist wat bijna iedereen doet! De gevolgen zijn bekend. Goede sjablonen zorgen ervoor dat iedereen zich automatisch aan deze regels (the seven laws) houdt.

De mythe dat Word opmaakprofielen verandert, wanneer documenten door een ander (bedrijf) worden aangepast, wordt ontkrachtigd door Shauna in haar artikel:
What happens when I send my document to someone else?
Samenvatting: Volg de volgende twee stappen en Word behoud de documentopmaak:

Als je tekst uit een ander document kopieert naar een nieuw document, dan wordt de tekst omgezet naar de opmaak (profielen) van het nieuwe document. Maar als een tekst gekopieerd wordt, met een opmaakprofiel welk niet bestaat in het nieuwe document, dan wordt dat opmaakprofiel óók gekopieerd. Zie Shauna
Why does text change format when I copy it into another document?
Oplossing: kopieer de tekst op de gebruikelijke manier (bijv. via Bewerken > Kopiëren), en plak vervolgens zonder opmaak. Via Bewerken > Plakken speciaal, en kies vervolgens: Niet opgemaakte tekst.

En tot slot: zie ook Shauna's pagina over het kopiëren van tekst:
How Paste Options works in Microsoft Word 2002 and 2003.
Shauna zegt dat de resultaten niet consistent zijn omdat ze afhankelijk zijn van de geschiedenis van het document. Haar advies: vergeet deze functie.
Mijn advies: gebruik de wel maar niet voor genummerde lijsten en alinea's, zeker de optie "Alleen tekst behouden" werkt snel. Als je de Plak-opties gebruikt, lees dan eerst even het bovengenoemd artikel.

naar boven

Opmaak wissen (Standaardalinea lettertype herstellen)

Naast het de opmaakprofielen voor de alinea's, kan natuurlijk ook de opmaak van letters en woorden aangepast worden. Daar zijn Tekenopmaakprofielen voor (herkenbaar aan het a-tje) . Maar het kan ook direct toegepast worden, denk aan: vet, cursief, groter lettertype, enz. Deze opmaak heet dan ook Directe Opmaak.
Een snelle manier om alle directe opmaak, en Tekenopmaakprofielen te verwijderen is door de tekst te selecteren, en dan gelijktijdig op de toets Ctrl en de SpatieBalk te klikken. Het "Standaardalinea lettertype" wordt dan weer teruggezet. Dit is het lettertype dat hoort bij het opmaakprofiel van de geselecteerde paragraaf.

Vanaf Word 2002 is het Standaardalinea lettertype vervangen door "Opmaak wissen". Dat voorkomt veel onduidelijkheid. Suzanne Barnhills' artikel Default Paragraph Font Explained verduidelijkt veel over het gebruik van Standaardalinea lettertype.

naar boven

De Liniaal (ruler)

De liniaal is een uitstekende hulp bij alinea-opmaak zoals tabs, inspringen, paginamarge. Verder maakt de liniaal problemen in de alinea-opmaak zichtbaar, handig!

"How to make the best use of Word's rulers" door Suzanne S. Barnhill en Dave Rado.

naar boven

Tabs

Waarom zou je ze gebruiken, maar ook: hoe zorg je ervoor dat alinea's met tabs niet over het hele document verspreid worden wanneer je deze alinea's kopieert tussen documenten.
Lees "Setting tabs", door Suzanne S. Barnhill en Dave Rado.

naar boven

Tabellen

Voor Word 2003 zie:“Microsoft Word Legal User's Guide” lees het hoofdstuk "Tables in Legal Environment" (is voor iedereen geschikt), van Microsoft.
Veel uitgebreider is het uitstekende artikel "Table Basics", van de inmiddels bekende Suzanne S. Barnhill en Dave Rado.

naar boven

Nummering

Soms :) levert het nummeren van alinea's moeilijkheden op. Als je niet voor verrassingen wilt komen te staan lees dan het artikel:
The Seven Laws of Word's Outline Numbering
- MicroSystems.

How to create numbered headings or outline numbering in your Microsoft Word document van MPV Shauna Kelly, vertelt hoe je nummering aan je Hoofdstukken toevoegt. Kijk links op deze website voor de uitleg voor nummering van Bijlagen, voor het aanmaken van een Inhoudsopgave.

Voor de die-hards die de echt veel over nummering willen weten is er het artikel
"Word's numbering explained" van John McGhie.

Achtergrond, en waar ontstaan er problemen:

Tijdens de ontwikkeling van het sjabloon:

Tijdens de toepassing:

Bij problemen:

Bij wijziging van de nummering in het sjabloon:

En in VBA:

naar boven

Secties

Wanneer een sectie anders reageert dan verwacht, dan is de oplossing waarschijnlijk te vinden in het artikel "Working with sections" van David Rado.

naar boven

Sjablonen (templates)

"Creating a Template" deel I door Suzanne S. Barnhill en deel II door John McGhie.

naar boven

Sneltoetsen (shortcuts)

Voor degenen die snel typen is de muis niet altijd praktisch. Bijna alle invoer kan ook via het toetsenbord. Dit levert veel tijdsbesparing op en waarschijnlijk ook minder kans op RSI.

Om de menubalk te benaderen via het toetsenbord: druk op de Alt toets en de onderstreepte letter. Daarna druk je op de onderstreepte letter in het drop-down menu.
Bijvoorbeeld eerst Alt + B om het menu Bestand te openen en daarna de p zorgt voor het opslaan van het document, maar dit gaat natuurlijk weer sneller met de sneltoets: Ctrl + S

Tip: Type bij Microsoft help "toetsenbordsneltoetsen" in en klik op "sneltoetsen", dit levert veel en bruikbare toetsencombinaties op.

Lees ook: "Some of the most useful Word shortcuts" door Dave Rado.

Tip: Selecteer de werkbalk Functietoetsweergave, via menu Beeld, Werkbalken, Aanpassen...

naar boven

Taal en toetsenbord

Toetsenbordindeling

Het Amerikaanse toetsenbord is het meest voorkomende toetsenbord in Nederland. Windows zal bij een nieuwe installatie standaard de toetsenbordindeling VS (Internationaal) installeren. Het kan echter voorkomen dat u een ander toetsenbord hebt. In dat geval kunt u de toetsenbordindeling conform uw toetsenbord wijzigen.

Welk toetsenbord heb ik?

Vrijwel elk land heeft een eigen toetsenbord met de lokale indeling. Nederland en België hebben ook een eigen toetsenbord. In Nederland echter wordt door 90% van de bevolking een Amerikaans (US) toetsenbord gebruikt. Dit toetsenbord is standaard minder geschikt voor het typen van Nederlandse teksten, omdat met dit toetsenbord niet op gemakkelijke wijze vreemde tekens zijn in te voeren (zoals trema's en accenttekens). U kunt een toetsenbordindeling instellen en wijzigen in het Configuratiescherm.

Veel toepassingen kijken naar de taal van het toetsenbord om het gedrag van die toepassing te wijzigen. Microsoft Word bijvoorbeeld zal wanneer u Nederlands als taal hebt geselecteerd de spellingscontrole in Nederlands doen (wanneer u Engels selecteert, zal Word dus de Engelse spellingscontrole uitvoeren). Dit is de reden dat het belangrijk is om uw toetsenbord de juiste taal en indeling mee te geven. U kunt de taal van het toetsenbord instellen en wijzigen in het Configuratiescherm.

Welke taal en indeling zijn voor mij het beste?

De volgende taal en indelingen worden het meest gebruikt voor Nederland en België. Let op dat u uw toetsenbordindeling goed moet laten afstemmen op uw feitelijke toetsenbord.

Ook is er veel informatie te vinden bij MS Global Software Development, zoals bijvoorbeeld de weergave van alle internationale toetsenborden. Of als deze link niet werkt: klik References en vervolgens Keyboard Layouts op de MS Global site

Voor Office XP en 2000 is er een programma "Visueel toetsenbord" om typen in andere talen, zoals Grieks, mogelijk te maken zonder een ander toetsenbord aan te hoeven sluiten.

naar boven

Euroteken

Het Euroteken toegankelijk maken via het toetsenbord, zichtbaar maken op het beeldscherm en afdrukken via de printer kan nogal wat voeten in de aarde hebben.

De toetsencombinatie Alt+0128 (met NumLock aan) levert meestal het Euro symbool op. Is dat niet het geval, kijk dan hieronder bij "meer informatie". 
Daarnaast werkt in 90% van de gevallen AltGr+E, en in 10% van de gevallen Alt+Ctrl+E. Soms werk ook Alt+Ctrl+5
Ter info: AltGr is de de Alt-toets die rechts naast de spatiebalk zit.

Voor Microsoft en de Euro zie "typografie: euro Currency Symbol FAQ" bij Microsoft Nederland.

naar boven

Typografie

In de Microsoft Publisher 97 Companion handleiding staan zeer bruikbare typografische aanwijzingen. Bijvoorbeeld wat zijn fonts, en hoe kun je ze zo optimaal mogelijk gebruiken. Een samenvatting vind je in het artikel "Typographical Tips from Microsoft Publisher" van Suzanne S. Barnhill en Dave Rado.

naar boven

Samenvoegen (mail merge)

De basics ten aanzien van samenvoegen een een aantal links naar meer geavanceerde features zijn te vinden in het artikel "How to create a mail merge" van Beth Melton en Dave Rado.

naar boven

De Normal.dot en Standaard instellingen van Worddocumenten

Als, na de installatie, Microsoft Word voor de eerste keer wordt gestart, dan maakt Word het sjabloon Normal.dot aan.

Na een druk op de knop Nieuw in Words' Standaard werkbalk, krijg je een Nieuw Document dat gebaseerd is op het zojuist door Word gemaakte sjabloon: Normal.dot.
De Normal.dot is een "Globaal geladen" sjabloon; ook de instellingen voor Taal, Beeld, Werkbalken, Pagina-opmaak en ook Autoteksten worden in dit sjabloon opgeslagen.

Zo wordt, na een druk op de knop Standaard in het scherm Lettertype van het menu Opmaak, de gekozen instellingen opgeslagen in de Normal.dot.

Lees meer over wat je wel en niet kunt doen in: How to change the default settings for Word documents van Suzanne Barnhill.

Let op:
Veel ontwikkelaars van applicaties maken gebruik van de Normal.dot, maar dat is niet de bedoeling: de Normal.dot is er voor de gebruiker!

naar boven

De Normal.dot en Adobe Acrobat Reader 7.0

De Adobe Acrobat 7 Office Werkbalk Invoegtoepassing (Add-in) in Word zorgt ervoor dat de Normal.dot niet meer automatisch opgeslagen wordt.

Gevolg: alle wijzigingen in Werkbalken, Macro's, Autoteksten en standaard instellingen (Font, Pagina, Taal etc) zijn verloren na het afsluiten van Word!

Dit is een verbetering(?) op versie 6, die iedere keer na het afsluiten van Word vraagt of de wijzigingen in de Normal.dot opgeslagen moeten worden.
Zie ook Microsoft KB Artikel 906899, en Adobe document 331259

Twee oplossingen zónder de Invoegtoepassing te verwijderen:

  1. Na een wijziging van een standaard instelling, werkbalk, macro etc. forceer je Word om alle documenten, dus ook de Normal.dot, op te slaan:
    Klik: Shift + Bestand > Alles opslaan
  2. Open de Normal.dot, voer de wijzigingen door, en sla de Normal.dot weer op.

Twee oplossingen om de Invoegtoepassing te verwijderen (1) en uit te schakelen (2):

  1. Ga naar Configuratiescherm > Software en verwijder de Invoegtoepassing.
    Het blijft mogelijk om te printen via Adobe PDF Distiller, lees het artikel in punt 2 hieronder voor de verschillen met Adobe PDF Maker.
  2. Zie Villanova University voor een aanpassing in de registry.

naar boven

AutoTextList: PopUps in een Word-document.

Heb je documenten die vaak verstuurd worden, en hoeft de tekst iedere keer maar een beetje aangepast te worden? Het is mogelijk om een Pop-Up menu te maken, waarbij je kan kiezen uit een lijst(je) met de verschillende standaard teksten.

Een korte Nederlandstalige introductie van het veld AutoTextList om te starten.

Bill Coan geeft een goede en complete uitleg van het AutoTextList veld.
De meeste gebruikers willen de AutoTeksten niet in de Normal.dot opslaan maar in het documentsjabloon, zodat iedereen er gebruik van kan maken. Lees daarvoor ook het onderdeel "Additional tips for advanced users"

Tot slot behandelt Modulenbouw met AutoTekst veel van de AutoTekst mogelijkheden zoals het wijzigen van de tekst of de naam en het kopiëren naar een ander sjabloon.

naar boven

MetaData & pdf

Word documenten bevatten veel onzichtbare informatie zoals: wanneer is het document gemaakt, wie zijn de laatste 10 auteurs van dit document, hoelang is er aan gewerkt, etc. Is het wenselijk dat de ontvanger van het document hier inzage in heeft?

"Shares Well with Others" (pdf), van MicroSystems geeft een goede uitleg van Word's Metadata.

In het uitstekende artikel van Microsoft "Protecting Personal Data in Your Microsoft Word Documents" legt Frank C. Rice uit waar Word 2000 en 2002 informatie opslaan in het document, en hoe je kunt voorkomen dat deze informatie voor andere zichtbaar wordt.

Microsoft heeft sinds januari 2004 een tool voor het verwijderen van verborgen informatie uit Word-, Excel- en PowerPointbestanden van de versies Office XP en 2003.
Download Remove Hidden Data.

Als je Worddocumenten moet versturen en je wilt dat er zo min mogelijk metadata meegaat, converteer het document dan naar Portable Document Format (pdf) zodat het leesbaar is met Acrobat Reader van Adobe.
Ik gebruik altijd één van de volgende mogelijkheden:

  1. Ik gebruik het programma eDocPrinter PDF Pro van Iteksoft om eenvoudig pdf bestanden rechtstreeks vanuit Word aan te maken.
  2. Voor een gratis conversie naar pfd is Neevia Document Converter het makkelijkst in gebruik, daarnaast is er de uitgebreidere TomServerbij Carnegie Mellon University (tijdelijk niet bereikbaar?). Deze service biedt conversie van en naar veel verschillende bestandsformaten, zoals van pdf naar Word.

Het is ook mogelijk om de ongewenste metadata automatisch te verwijderen m.b.v. een "standaard" macro, achter bijv. een standaard werkbalk-knop.
Bel gerust voor meer informatie.

naar boven

Word 2007

Opvallend nieuw in Word 2007 zijn de XML-bestandstructuur en de Office Fluent-gebruikersinterface met het Lint (the Ribbon).

In een presentatie van 1 uur vertelt Jensen Harris (blog): The story of the Ribbon (Windows Media Presentatie).
Ben je gewend aan Word 2003 en kan je iets in Word 2007 niet vinden? Ga naar Office Online van Word 2003 naar 2007, wijs hier je opdracht aan en zie hoe je dezelfde opdracht in Word 2007 uitvoert. Dit werkt voor veel opdrachten.

Net als bij de overgang naar Word 97 is bij Word 2007 gekozen voor een nieuw bestandsstructuur. 2007 Office system hanteert het XML-bestandsformaat. Dit heeft als voordeel dat inhoud en opmaak in het bestand gescheiden worden opgeslagen. Daardoor is de inhoud gemakkelijk te hergebruiken in andere applicaties.
Oudere MS Office pakketten kunnen het "Compatibiliteitspakket voor Microsoft Office 2007 Word-, Excel- en PowerPoint-bestandsindelingen" downloaden. Omschrijving: Open, bewerk en sla documenten, werkmappen en presentaties op in de nieuwe bestandsindelingen in Microsoft Office 2007 Word, Excel en PowerPoint.

naar boven

WordPerfect

"How Word differs from WordPerfect", een uitstekend en kort artikel van John McGhie. Verplichte kost voor iedereen met een WP verleden.

"Is there life after 'Reveal Codes' (het onderwaterscherm)", hier legt Suzanne S. Barnhill uit waar je in Word je opmaakgegevens terugvindt.

Ook Microsoft heeft een document gemaakt waarmee de overgang van de "reveal codes" van Corel WordPerfect naar Word 2000 vereenvoudigd wordt.
Download en installeer het document Reveal00.exe via "Microsoft Word 2000 Reveal Codes White Paper", voor een uitleg over documentopmaak in Word.

Tip: om WP documenten naar Word om te zetten kopieer je eerst alle tekst uit het WP document. Open vervolgens een leeg Word document, en selecteer "plakken speciaal..." onder het menu bewerken. Selecteer tenslotte "Niet-opgemaakte tekst". Nu hoeft de tekst "alleen" nog maar de opgemaakt te worden.

naar boven

Een Worddocument herstellen

Soms raakt een document "onbruikbaar". Lees Troubleshooting damaged documents in Word for Windows voor tips voor het herstellen.

Lees ook het uitgebreide artikel "Fixing Broken Word Documents" van MicroSystems. Dit artikel geeft tevens een uitleg van het Word Document Object.

naar boven

Word opstarten en opstartproblemen oplossen

Hier staan een paar links naar handige Microsoft Knowlegde Base artikelen:

  1. Word starten: How to use startup command line switches to start Word 2003, Word 2002, and Word 2000.
  2. Problemen oplossen bij het starten van Word 2003 of Word 2002
  3. En hoe zit dat met: Het gebruik van tijdelijke bestanden (~*) in Word.

naar boven

Antivirus beveiliging

Er zijn 2 manieren om Office-applicaties tegen virussen te beveiligen:

  1. een Antivirus-programma: controleert alle bestanden op virussen,
  2. de Office macro-beveiliging: schakelt alles (=alles) uit waar mogelijk een virus in kan zitten.

naar boven

Microsoft Product Support Lifecycle

Het Microsoft Support Lifecycle-beleid bevat consistente en voorspelbare richtlijnen voor de beschikbaarheid van productondersteuning.

Hoelang mag je van Microsoft support op je product verwachten?
Selecteer een MS product voor lifecycle-informatie.
Of selecteer een MS office product voor de lifecycle-informatie.

Een samenvatting, voor onderstaande pakketten loopt Microsoft's algemene ondersteuning:

Windows 95 tot 31 december 2000
Windows 98 SE tot 30 juni 2002
Windows XP Professional tot 14 april 2009
Windows Vista tot 14 april 2012
Office 97 Professional tot 31 augustus 2001
Office 2000 Professional tot 27 juni 2004
Office 2003 Professional tot 14 april 2009
Office 2007 Professional tot 14 april 2012